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Zum Gruseln: Schlechte Meetings 👻


Es gibt nichts gruseligeres, als Zeit für ineffektive Meetings zu verplempern! Zeit, die die meisten von uns viel besser nutzen könnten um echten Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen.

Aber wie finde ich denn heraus was bei mir im Team in den Meetings konkret zu diesem Gruselgefühl führt? Uns war das super simple und leicht verständliche Meeting Spiel von Neue Narrative eine große Hilfe, das vor einiger Zeit unsere Neugier geweckt hat und bei dem wir in der Durchführung richtig Spaß hatten. Wir konnten spielerisch leicht die 3 größten Gruselfaktoren unseres wöchentlichen Jour Fix identifiziert: Ziel, Zeit und unklare Verantwortlichkeiten.

Versteh uns nicht falsch, wir sind auf keinen Fall diejenigen, die regelmäßig in unzähligen langatmigen Meetings stecken, bei denen am Ende weder konkrete Maßnahmen noch klare Verantwortlichkeiten geklärt sind. Ganz im Gegenteil: wir verfolgen jedes Mal eine klare Agenda und beleuchten sowohl Themen unserer Kund:innen als auch unsere eigenen und halten fest wie wir diese weiter verfolgen wollen. Dennoch zieht sich unser Jour Fix montags häufig ziemlich in die Länge.

Das Wichtigste ist zu bedenken: wenn man immer dasselbe tut, wird man niemals auf andere Ergebnisse kommen! Deshalb haben wir es einfach mal gewagt und uns Support von Neue Narrative geholt. Der Clou: wir brauchten keinen extra Coach und mussten auch keinen eigenen Workshop ins Leben rufen, um unser Meeting Verhalten zu analysieren. Denn: Einsicht ist bereits der erste Weg zur Besserung. Und die kommt bei diesem Spiel fast von ganz alleine. Wir haben mit Hilfe der neuen Spielregeln festgestellt, dass es einen großen Unterschied macht, wenn man sich bewusst macht in welcher Rolle man an dem Meeting teilnimmt – also wen man repräsentiert und für welche Themen man die Verantwortung hat. Kurzum: mit welchem Ziel oder Zweck nehme ich denn bei dem Meeting teil? Zusätzlich ist Zeit Management bei der Agenda Planung und angewandtes Time Boxing ein kleines aber wirklich wundersames Tool um in einem festgesteckten Zeitrahmen zu bleiben. Klar, dass Bedarf etwas Übung und einer guten Moderation – aber, da darf man natürlich mit der Zeit reinwachsen. Veränderung ist schließlich ein Prozess!

Apropos Moderation – den größten Lernfaktor hatten wir in der Rolle des/der Moderator:in. Ihr Ziel ist es nämlich das Spiel zu gewinnen indem er/sie in der festgesetzten Zeit das Meeting beendet. Eine wirklich verantwortungsvolle Rolle, die nicht unbedingt demjenigen mit der meisten Macht zugewiesen werden sollte. Wir haben erkannt: jemand neutralem diese Rolle zu geben erhöht das Verantwortungsgefühl und optimiert die Erfahrung der Selbstwirksamkeit. Gleichzeit darf der Chef lernen, sich genau wie alle anderen Teammitglieder an die Regeln zu halten 😉 So werden durch winzig kleine Veränderungen die Selbstverantwortung trainiert und Hierarchien abgeflacht. Der ideale Start in die Agilität!

Ein besonderes Highlight in dem Spiel sind die Störer Karten! Sie sollen es der/dem Moderator:in erschweren, das Spiel zu gewinnen. So viel sei verraten: dabei geht’s so richtig ins Eingemachte. Wir haben uns in unserer ersten Runde für die etwas „angenehmeren“ Störer Karten entschieden, „Habe immer das Letzte Wort“ oder „Gehe möglichst ohne „To Do’s“ aus dem Meeting“ sind zwei davon gewesen. So können wir uns nächstes Mal noch ein Stück mehr herausfordern. Besonders clever finde ich als Agile Coach an diesen Karten, dass sie künstlich für Konflikte sorgen, sich aber niemand persönlich angegriffen fühlen muss, weil alle ja nur auf Grund von diesen Störer Karten handeln, sozusagen nur in eine herausfordernde Rolle schlüpfen – und die betrifft jeden in der ein oder anderen Form. Das birgt das unglaubliche Potential erstmal nur fiktiv an der internen Konfliktkompetenz zu arbeiten und sich für echte Konflikte ein paar Strategien anzueignen, die zu einer konstruktiveren Lösung führen könnten. Alles in Allem, sagen wir Daumen hoch und einen herzlichen Dank an Neue Narrative für diese erlebte Horizonterweiterung!



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